1. Stammdaten in FinanzGeek erfassen. Der Konkurrenz immer einen Schritt voraus.
3. Im Projektmanagement eine Aufgabe erstellen, Person zuordnen und Deadline festlegen – ganz einfach!
5. Mit der Scanfunktion im FinanzGeek ganz einfach deine Belege automatisiert zuordnen und Zeit sparen!
7. Ganz einfach deine Dateien aus dem Datenmanagement mit Dritten teilen!- Sofort Zeit und Geld sparen!
2. Ganz einfach dein erstes smartes Projekt anlegen und mit deinem Team kollaborieren!
4. Chats und Projektchats im FinanzGeek. Mit Kunden und Mitarbeitern nach DSGVO im Projekt chatten!
6. Dein Datenmanagement in der Cloud – jederzeit auf jedem Gerät auch im Projekt geordnet verfügbar.
8. Wie du deine geschäftlichen und/oder privaten Bankkonten ganz einfach einbindest!
FinanzGeek – Vorteile im Überblick

Die mit FinanzGeek verwalteten Dateien und Ordner können einfach auch mit dem PC / Mac synchronisiert werden. So können sowohl auf dem Rechner als auch in der Cloud und in der App auf die Dateien zugegriffen werden. Ebenso können so bestehende Ordner komfortabel am Desktop-Rechner umkopiert und damit in die FinanzGeek Cloud importiert werden.

  1. Damit die Synchronisierung auch auf dem Desktop-Rechner möglich ist, einfach den frei verfügbaren Nextcloud Desktop Client herunterladen: https://nextcloud.com/de/install/#install-clients
  2. Installation des Nextcloud Desktop Clients (Standard-Konfiguration der Installation kann übernommen werden).
  3. „Bei Nextcloud anmelden“ klicken.
  4. Serveradresse eingaben: https://cloud.finanzgeek.de
  5. Der Webbrowser wird geöffnet – hier zur Authentifizierung „Anmelden“ klicken.
  6. E-Mail-Adresse und Passwort eingeben (wie in FinanzGeek).
  7. Webbrowser schließen und den Nextcloud-Konfigurationsassistent mit „verbinden“ schließen.
  8. Nun kann über den Dateibrowser auf das FinanzGeek Cloud-Verzeichnis zugegriffen werden – dieses wird als eigenes Laufwerk namens „Nextcloud“ im Dateisystem angezeigt.

Vereinzelt kann es zu Schwierigkeiten bei der Anbindung deiner Online-Bankkonten kommen. Die Richtlinienumsetzung der sogenannten PSD2 Schnittstelle wird nicht von jeder Bank gleich umgesetzt. Wir sind dabei diese technischen Probleme ständig zu minimieren.

Wenn du Probleme mit der Anbindung eines deiner Bankkonten hast informiere uns bitte unter support@finanzgeek.de. Wir werden uns umgehend darum kümmern. Versprochen!

  1. Auf deinem Startscreen erscheint der Hinweis in einem weißen Feld: „Keine Analyse möglich:“. Drunter findest du ein blaues Feld „+Bankkonto konfigurieren“. Klicke auf den blauen Button.
  2. Jetzt bist du im Feld „Neues Bankkonto hinterlegen“. Gib oben deine IBAN deines Online-Bankkontos ein. Wähle darunter, ob es ein geschäftliches oder privates Konto ist. Keine Sorge, du kannst später immer noch Veränderungen in den Einstellungen der Konten vornehmen. Nach Eingabe deiner IBAN klicke in das blaue Feld „Konto verbinden“.
  3. Jetzt bist du im Anmeldescreen. Gib bitte die Daten ein, wie du sie bei deinem Online-Banking auch eingeben musst. Oben deinen Anmeldenamen und ins untere Feld deine PIN-Nummer. Dies erfolgt zu deiner eigenen Sicherheit (2-Faktor-Authentifizierung).
  4. WICHTIG: Wähle jetzt die Funktion „PIN speichern“ indem du durch Klicken ein Häkchen setzt. Dadurch erspart du Dir den gleichen Vorgang bis zum Ablauf von max. 90 Tagen wie bei deiner Bank auch! Klicke jetzt auf das blaue Feld „Bankdaten abrufen“.
  5. In einem neuen Screen kommst du zu der Auswahl des TAN-Mediums. Wähle jetzt aus „ChipTan manuelle Eingabe“, oder wenn du ein Flicker Gerät von der Bank hast „ChipTan animiert“ aus. Wähle NICHT „ChipTan QR-Code“, da du für dieses Verfahren dein Handy benötigen würdest. Setze jetzt noch das Häkchen „Gewähltes TAN-Verfahren speichern und in Zukunft automatisch verwenden“
  6. Wenn du „ChipTan optisch“ gewählt hast, benötigst du jetzt dein Flicker Gerät von der Bank zusammen mit deiner Bankkarte. Stecke die Bankkarte in den Flicker und halte ihn an das Flicker Feld in der APP. Die Größe des Flicker Feldes kannst du unter dem Feld individuell einstellen! Lese den generierten Code von deinem Flicker Gerät ab und gebe ihn in das obige Feld ein. Gehe ganz unten auf das blaue Feld „Bankdaten abrufen“ und klicke drauf. Es erscheint ein neuer Screen und jetzt kannst du mit „<“ oben links zurück auf die Start-Seite von FinanzGeek.
  7. du bekommst jetzt die eingebundenen Konten angezeigt. Bei manchen Banken musst du jedes Konto einzeln einbinden. Bei vielen werden alle Online-Konten automatisch eingebunden.
  8. Jetzt erscheinen alle eingebundenen Konten von Dir. Diesen kannst du jetzt mit dem Bleistift jeweils oben rechts individuelle Namen geben, um eine bessere Unterscheidung vornehmen zu können. Weiterhin findest du weitere Einstellungsmöglichkeiten pro Konto. du kannst einstellen, ob das Konto im FinanzGeek angezeigt werden soll und ob es ein Geschäfts- oder Privatkonto ist.
  9. WICHTIG! Gebe noch dein Überziehungslimit je Bankkonto händisch ein (dieser wird leider von den Banken zumeist nicht geliefert). Dies ist wichtig, damit du ständig auf dem Laufenden über deine noch vorhandene Liquidität bist.
  1. Auf der Startseite deines FinanzGeek findest du deine Auswertungs-Chart direkt unter den Nachrichten von Bucks, deinem smarten Kumpel der Dir zur Seite steht. Oben rechts siehst du ein blaues Einstellungs-Symbol. Mit Klick hierauf kommst du zu den Visualisierungseinstellungen der Chart.
  2. Oben rechts findest du jetzt den Hinweis „letzte 3 Monate“. Hier kannst du mit Klick darauf wählen, wie viele Monate in der Auswertung angezeigt werden sollen. HINWEIS: Wenn du gerade dein Bankkonto neu angebunden hast, dann werden maximal 3 Monate an Bankdaten von deiner Bank angezeigt.
  3. Jetzt kannst du jederzeit wählen, welchen Wert du auf der Startseite angezeigt bekommen willst. Wähle hier aus SALDEN, LIQUIDITÄT, EINNAHMEN, AUSGABEN. Weiterhin kannst du Dir aussuchen, welche Werte du unterhalb der Chart angezeigt bekommen willst. Klicke hierzu auf EINNAHMEN, KOSTENQUOTE, ROHERTRAG. Erscheint das Feld blau, dann wird es unter der Chart angezeigt.
  4. Jetzt kannst du ganz unten noch auswählen, welche Konten ausgewertet werden sollen. Hierbei kannst du zwischen ALLE, GESCHÄFT und SPEZIFISCHE auswählen.
  5. ALLE Konten anzeigen berechnet die Werte auf Grundlage alle eingebundenen Konten.
  6. GESCHÄFT zeigt die Werte nur über die Geschäftskonten an.
  7. SPEZIFISCHE: Hier kannst du, nachdem du Spezifsche ausgewählt hast, die Konten direkt auswählen, welche in der Chart angezeigt werden sollen. Dies ist der Fall, wenn das Häkchen blau ist.

Grundsätzliches: Dein Projekttool wird automatisch mit den datenschutzkonformen Chats verbunden (Deine Mitarbeiter und Kunden können ganz normal mit Ihrem privaten Handy an dem Chat teilnehmen, ohne das Strafen wegen Verstoß gegen die DSGVO drohen). Das bedeutet, dass du automatisch einen Team-Chat (hier kannst du deine Mitarbeiter einladen) und einen „Meine Projektnotizen“-Chat unter dem Projekt angelegt bekommst. Im Team-Chat chattest du sicher mit deinem Team. In dem Chat „Meine Projektnotizen“ kannst du alles zu dem Projekt für dich notieren, aufsprechen oder Bilder machen – also alles was du mal eben schnell sammeln möchtest. ACHTUNG: Du kannst mit einem Klick aus einer Chat-Nachricht eine Aufgabe generieren und einer Person zuordnen! Klicke hierzu den Chat länger an  bis er grau-blau hinterlegt ist. Klicke sodann auf das Aufgaben-Symbol rechts in dem markierten Chat. Dann öffnet sich das Aufgabentool. Hierzu findest du mehr später. 

Alle im Team-Chat vorhandene Personen können zudem auf die dem Projekt zugeordneten Dokumente und Bilder sowie Videos zugreifen. Diese findet man direkt im Projekt ganz unten.

Du kannst auch den Kunden oder Dritte Personen in das Projekt einladen. Wenn du diese im Team-Chat einlädst, dann haben diese auch auf alles andere (Dokumente etc.) Zugriff. Wenn du vorher Kunde oder Dritter auswählst, wird ein neuer Chat angelegt in dem du dann direkt mit dem Kunden/Dritten Chatten kannst, ohne das dieser Zugriff auf die Dokumente im Dokumentenordnere hat.

  1. Anlage des Projetes: Klicke auf der Startseite des FinanzGeek auf den Favoriten „Projekte“. Klicke dann auf das blaue PLUS-Symbol unten rechts. Gebe jetzt den Namen des Projektes ein (z.B. Name des Interessenten, Name des Kunden etc.). In das untere Feld fügst du bei Bedarf eine nähere Beschreibung ein. Klicke sodann auf das blaue Feld „Projekt erstellen“. Es öffnet sich das leere Projekt-Dash.
  2. Klicke auf den blauen Bleistift oben rechts. Dann öffnet sich das Eingabefeld. Hier gibst du alle Daten ein und speicherst diese mit dem Disc-Symbol oben rechts. Jetzt bist du zurück auf dem Projekt-Dash. Zur besseren optischen Zuordnung kannst du jetzt noch ein Bild des Projektes oben einfügen. Klicke hierzu in die Mitte des vorhandenen Feldes. Jetzt kannst du aus deiner Galerie auswählen, oder ein Foto machen oder ein woanders abgespeichertes Foto einsetzen. Das gibt dem Projekt deine ganz persönliche Note.
  3. Wenn du alle Daten eingegeben hast erscheinen auf dem Projekt-Dash zusätzliche Icons. Über das Google Icon kann jeder der an dem Projekt teilnimmt sofort den Routen-Planer starten. Über das Telefon-Icon kannst du sofort den hinterlegten Kontakt anrufen. Über das Mail-Symbol kannst du sofort eine Mail an deinen Kontakt senden.
  1. Du hast dein Projekt mit der Übersichtseite geöffnet. Unter dem Bild rechts findest du einen blauen Button mit einem Pluszeichen. Klicke hierauf und es öffnet sich ein Auswahlmenü.
  2. Benutzer hinzufügen: Klicke im Auswahlmenü auf „Benutzer hinzufügen“ und es öffnet sich ein Feld in dem du die E-Mail desjenigen, dendu einladen willst, einfügst. Wähle jetzt darunter noch in welcher Funktion der Eingeladene teilnehmen soll – Team, Kunde oder Dritter. Klicke dann nach Eingabe der Mailadresse auf das blaue Feld „Hinzufügen“. WICHTIG: Die Datenschutzgrundverordnung verbietet das auslesen deiner Handydaten. Zu deiner und der Sicherheit des Eingeladenen muss die E-Mail Adresse angegeben werden. Hierdurch bekommt der Eingeladene eine Einladungsmail vom System in deinem Namen (falls er FinanzGeek noch nicht aus seinem App-Store heruntergeladen hat). Wenn er sich FinanzGeek herunterlädt und registriert, bekommt er nach kurzer Zeit dein Projekt angezeigt und kann sich mit Klick auf den Chat legitimieren und an dem Projekt und dem Chat teilnehmen. Hat er FinanzGeek bereits auf seinem Handy, wird der Eingeladene sofort angezeigt. Dieses Prozedere dient ausschließlich der Sicherheit für beide Seiten.
  3. Hiernach können alle Personen nach Maßgabe der Datenschutzgrundverordnung und auch mit privaten Handys an den sicheren Chats teilnehmen.

Aktueller Hinweis: Es kommt im Einzelfall vor, dass Personen, die du einladen willst und den FinanzGeek noch nicht nutzen 2x in das Projekt eingeladen werden müssen. Einmal um den FinanzGeek für sich selber zu installieren und sich zu registrieren und einmal nachdem diese sich registriert haben, um dann am Projekt/Projektchat teilzunehmen. Dies ist der Fall, wenn die von dir eingeladene Person das Projekt bzw. den Chat nicht sieht. Wir arbeiten bereits an einer Lösung.

Grundsätzliches: Aufgaben erstellst du direkt im Projekt. Du kannst den Aufgaben zuständige Personen zuordnen und Termine setzen. Die Terminsachen kannst du leicht in der Übersicht oder auch im Projekt überprüfen. Sind Termine nicht eingehalten worden, zeigt es Dir dein FinanzGeek an.

  1. Öffne dein Projekt. Klicke unter dem Bild den blauen Button mit dem Plus-Symbol an. Es erscheinen die Punkte „Benutzer hinzufügen“ und „Aufgabe hinzufügen“. Klicke auf „Aufgabe hinzufügen“.
  2. Gib der Aufgabe einen Oberbegriff und trage ihn in das weiße Feld ein. Du kannst später beliebig viele Unteraufgaben der Aufgabe hinzufügen. Klicke auf das blaue Feld „Aufgabe erstellen“.
  3. Jetzt kannst du weitere Details zu deiner Aufgabe zur Erklärung hinzufügen.
  4. Darunter kannst du bzw. der zugeordnete Mitarbeiter den Status festlegen. Klicke hierzu auf das Dropdown-Menü und es erscheinen verschiedene Statusphasen der Aufgabe. Durch die Zuordnung kannst du in der Übersicht sofort erkennen, in welchem Status sich die Aufgabe befindet.
  5. Wähle jetzt das Fälligkeitsdatum aus. Klicke hierzu direkt auf „Fälligskeitsdatum auswählen“. Es öffnet sich ein Kalender und du kannst das Datum bestimmen.
  6. Zuständigkeit: Klicke hierzu in das Feld rechts neben „Zuständig“ und wähle den für die Aufgabe zuständigen direkt aus. Hier werden alle Personen angezeigt, die an dem Projekt teilnehmen. Durch Wahl des Zuständigen bekommt dieser die für ihn bestimmte Aufgabe unmittelbar in seiner Aufgabenübersicht und im Projekt angezeigt.
  7. Teilaufgaben: Hier kannst du beliebig viele Teilaufgaben dem Zuständigen zuordnen. Durch Klick auf das Kästchen links von der Teilaufgabe erklärt der Zuständige die Teilaufgabe erledigt zu haben. Das Enddatum der Aufgabe kannst du jederzeit neu bestimmen, falls es Probleme mit der rechtzeitigen Erledigung gibt und die Aufgabe aufgrund äußerer Umstände nicht bis zum Termin zu erledigen ist.
  8. Grundsätzlich: Die dem Projekt zugeordneten Aufgaben, Chats und Dokumente kannst du direkt im Projekt ganz unten aufrufen.

Grundsätzlich: Du kannst Dokumente und Fotos auch über die Startseite deines FinanzGeek über den blauen Foto-Button anlegen. Wenn du das direkt im Projekt machst, dann wird das Dokumente bzw. das Foto direkt dem Projekt zugeordnet und du erspart Dir später die Zuordnung zum Projekt in der Dokumentencloud.

  1. Gehe in dein Projekt und klicke ganz unten auf den Punkt „Dokumente“. Hier findest du alle Ordner und Dokumente zum Projekt.
  2. Übrigends: Du kannst jeden selbst angelegten Ordner umbenennen, kopieren, verschieben oder auch mit Personen deiner Wahl teilen. Natürlich kannst du auch ganze Ordner löschen.
  3. Klicke jetzt auf das blaue Action-Menü unten rechts. Jetzt kannst du wählen ob du ein Dokument scannen willst, einen zusätzlichen Ordner anlegen willst, oder eine bereits vorhandene Datei einem Ordner hinzufügen willst.
  4. Willst du eine Datei einem Ordner direkt hinzufügen, dann öffne zuerst den Ordner und wähle dann den Punkt scannen oder Datei hinzufügen über das blaue Action-Menü. Dann ist die Datei direkt am richtigen Ort.

Grundsätzliches: Um Rechnungen zu schreiben oder wenn du SCHUFA Auskünfte über neue Geschäftsverbindungen einholen willst (nur für juristische Personen), musst du die Stammdaten komplett ausfüllen. Einmal ausgefüllt werden viele Funktionen automatisch erledigt.

A) Stammdaten

  1. Klicke im Startbildschirm auf das graue Einstellungs-Icon rechts oben. Es öffnet sich die Ansicht mit den Stammdaten, Abrechnung, Konten und Allgemein.
  2. Stammdaten: Fülle bitte die Stammdaten sorgfältig und komplett aus. Dies ist insbesondere notwendig, wenn du das Rechnungstool nutzen möchtest.
  3. Lade ein Bild von Dir hoch indem du auf das Fotosymbol innerhalb des Bildplatzhalters klickst. Dieses Foto ist dein Avatar und wird in den Projekten und Chats angezeigt.

B) Abrechnung

Wenn du das Abrechnungstool nutzen möchtest, dann kannst du hier z. B. das Logo deiner Firma hochladen, die Folgenummer deiner letzten Rechnung eintragen (die Rechnungsnummer werden ab Deiner Start-Rechnungsnummer automatisch generiert), eine Kundenstartnummer eingeben und die bereits eingepflegten Text für Angebot, Rechnungen und Mahnungen individuell abändern. Wichtig ist, dass du unter dem Punkt „Bankverbindung auf Rechnung“ dein Rechnungskonto, wohin deine Kunden überweisen sollen, auswählst. Dieses Konto wird automatisch auf jede Rechnung übernommen. Du kannst alle Angaben später wieder ändern.

Du kannst Zahlungsziele und Mahnstufen individuell einstellen. Diese werden dann auch automatisiert in den Prozess für alle Rechnungen und Mahnungen übernommen.

Angebote, Rechnungen und Mahnungen kannst du ganz bequem über E-Mail versenden. Eine Kopie der Rechnung kannst du direkt an deine Buchhaltung, deinen Steuerberater oder auch Dir selbst als CC zukommen lassen. Wenn du die Option „versenden der E-Mails über den FinanzGeek Server“ wählst, dann brauchst du dich um den Rest nicht mehr zu kümmern. Es wird eine automatisierte und auf dich personalisierte E-Mail an den Empfänger versendet und im Anhang das Angebot, die Rechnung oder die Mahnung bereitgestellt.

Wenn du in der Abrechnung nach unten scrollst, kommst du zu dem Punkt Abschlagsrechnungen. Hier kannst du Formate für Abschlagsrechnungen anlegen, die du bei der Rechnungserstellung sofort auswählen kannst. Beispiel: Du stellst als Bauträger Rechnungen nach MaBV. Es werden an den Kunden im Laufe der Zeit 13 Rechnungen mit immer der gleichen Leistung und immer dem gleichen Prozentsatz von der Gesamtsumme in Rechnung gestellt. Diese Abschläge legst du mit den Texten einmal an und hast diese für jeden weiteren Kunden automatisiert parat. Du brauchst nur noch im Rechnungstool auf nächste Abschlagsrechnung für Kunde X zu klicken und schon ist die Rechnung fertig.

Wenn du zu dem Tool bestimmte Fragen hast, wende dich bitte gerne an uns. support@finanzgeek.de

Angebots-/Rechnungstool:

Bei einigen Smart-Phones (Android) kann es vorkommen, dass du wenn Du ein Angebot oder eine Rechnung schreibst die Eingabe einer Kommastelle bei der Mengenangabe des gewählten Artikels nicht möglich ist. Versuche zuerst eine andere Tastaturvariante in deinem Smart-Phone auszuwählen.

Hierzu klickst du nachdem du den Cursor in der Mengenangabe durch anklicken aktiviert hast ganz unten rechts auf deinem Telefon auf das Tastaturicon (nicht im Programm, sondern in der unteren Navigationsleiste deines Handys).

Sollte diese Variante nicht funktionieren lade Dir eine kostenfreie Tastatur (z.B. Gboard) in deinem App-Store herunter. Bitte achte darauf, dass du nach Aktivierung der Tastatur die Übertragungen der Tastaturanschläge in den Einstellungen des Tastaturprogrammes ausschaltest wenn du das willst.